Notice of Privacy Practices
ARCHBOLD MEDICAL CENTER, INC.
(John D. Archbold Memorial Hospital, Inc., and all other affiliated entities)
NOTICE OF PRIVACY PRACTICES
THIS NOTICE DESCRIBES HOW MEDICAL INFORMATION ABOUT YOU MAY BE USED AND DISCLOSED AND HOW YOU CAN GET ACCESS TO THIS INFORMATION.
PLEASE REVIEW IT CAREFULLY.
Archbold Medical Center makes and keeps records of medical information. While you are a patient here, we will use and disclose your medical information
- To provide treatment to you and to keep a record describing your care;
- To receive payment for the care we provide;
- To administer Archbold properly;
- To comply with law;
- As otherwise allowed by law; and
- To participate in a health information exchange.
This Notice summarizes the ways we may use and disclose medical information about you. It also describes your rights and our duties regarding the use and disclosure of your medical and billing information. This Notice applies to all records of your care at Archbold, whether made by Archbold personnel or by your personal physician. Your physician and other health care providers may use a different Notice and policy regarding the use and disclosure of your medical information in their offices.
We are required by law
- To keep your medical information confidential in accordance with legal requirements;
- To give you this Notice of our legal duties and privacy practices with respect to your medical information; and
- To follow the terms of the Notice that is currently in effect.
PERSONS COVERED BY THIS NOTICE:
- All employees, staff and other Archbold personnel;
- All entities, sites, and locations under the management of Archbold Medical Center. In addition, these entities, sites and locations may share medical information with each other for the treatment, payment and operational purposes described in this Notice;
- Persons or entities performing services for Archbold under agreements containing privacy protections or to which disclosure of medical information is permitted by law;
- Persons or entities with whom Archbold participates in managed care arrangements;
- Our volunteers and medical, nursing and other health care students; and
- Employed and independent Members of Archbold Medical Staff and other medical professionals involved in your care or performing peer review, quality improvement, medical education and other services for Archbold.
USES AND DISCLOSURES OF YOUR MEDICAL INFORMATION
Weuse and disclose medical information in the ways described below.
Treatment. We may use your medical information to provide medical treatment or services to you. We may disclose medical information about you to physicians, nurses, technicians, medical, nursing or other health care students, or other personnel taking care of you. For example, a physician treating you for a broken leg may need to know if you have diabetes because diabetes may slow the healing process. In addition, the physician may need to tell the dietitian if you have diabetes so you can have appropriate meals. Departments of Archbold may share your medical information to schedule the tests and procedures you need, such as prescriptions, laboratory tests and x-rays. We also may disclose your medical information to health care facilities if you need to be transferred from Archbold to another hospital, a nursing home, a home health provider or a rehabilitation center. We also may disclose your medical information to people outside Archbold who are involved in your care after you leave Archbold such as family members, treating physicians, pharmacists, or other healthcare providers.
Payment. We may use and disclose your medical information so that the treatment and services you receive can be billed and collected from you, an insurance company or another third party. For example, we may give your health plan information about surgery you received so your health plan will pay us for the surgery. We also may tell your health plan about a treatment you are going to receive in order to obtain prior approval from your plan to cover payment for the treatment.
Health Care Operations. We may use and disclose your medical information for Archbold operations, such as for peer review, performance improvement, risk management, and our compliance with licensure, accreditation or certification requirements. For example, we may disclose your medical information to physicians on our Medical Staff who review treatment of patients. We may disclose information to physicians, nurses, technicians, medical, nursing or other health care students, and Archbold personnel for teaching. We may combine medical information about many patients to decide what services Archbold should offer, and whether new services are cost-effective and how we compare with other hospitals. Sometimes, we may remove identifying information from this medical information so others may use it to study health care and health care delivery without learning who you are. We may disclose information to other health care providers involved in your treatment to permit them to carry out the work of their facility or to get paid.
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IMPORTANT NOTICE REGARDING THE DISCLOSURE OF YOUR MEDICAL RECORDS |
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After you receive care, Archbold MAY release your medical records or other information about you to Archbold’s Heath Information Exchange (called "ArchHIE"). A health information exchange provides a healthcare provider (including facilities) with the capability to share or "exchange” clinical information about you electronically among other health care providers. HIEs are designed to provide your physicians/health facilities with greater access to your clinical data with the goal of reducing redundant testing and treatment delays associated with paper medical records, enhancing communication between providers and providing patients with safer, more patient-centered care. HIEs are particularly helpful when providing care in emergency situations. The healthcare providers who have access to ArchHIE will have access to all your personal or health information that has been uploaded or entered into the HIE and may use that information for treatment, payment or healthcare operations, or as otherwise required/allowed by state and federal law.
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Activities of Our Affiliates. Regardless of whether you participate in ArchHIE, we may disclose your medical information to our affiliates in connection with your treatment, payment or other Archbold activities.
Activities of Organized Health Care Arrangements in Which We Participate. For certain activities, Archbold, members of its Medical Staff and other independent professionals are called an Organized Health Care Arrangement. We may disclose information about you to health care providers participating in our Organized Health Care Arrangements, such as a managed care or physician-hospital organization. Such disclosures would be made in connection with our services, your treatment under a health plan arrangement, and other activities of the Organized Health Care Arrangement, regardless of whether you participate in ArchHIE.
IMPORTANT NOTICE: ARCHBOLD may share your medical information with members of the ARCHBOLD Medical Staff and other independent medical professionals in order to provide treatment, TO OBTAIN PAYMENT AND TO perform other activities such as peer review, quality improvement, medical education and other services for ARCHBOLD. While those professionals may follow this Notice and otherwise participate in the privacy program of ARCHBOLD, they are independent professionals and ARCHBOLD expressly disclaims any responsibility or liability for their acts or omissions relating to your care or HIPAA privacy rights.
Health Services, Treatment Alternatives and Health-Related Benefits. We may use and disclose your medical information to tell you about (i) health-related products or services that we offer, (ii) other providers participating in a health care network that we participate in, (iii) possible treatment options or alternatives, or (iv) health-related benefits or services that may be of interest to you. We also may use that information to communicate with you to coordinate your care. We may use and disclose your medical information to contact and remind you of an appointment for treatment or medical care.
Fundraising. We may use your medical information to raise money for Archbold. We may disclose information such as your name, address, telephone number, gender, age and the dates you received treatment at Archbold to an Archbold foundation so it can contact you. You have a right to opt out of receiving fundraising correspondence. If you do not want Archbold to contact you for fundraising, please notify in writing The Archbold Foundation at 910 South Broad Street, Thomasville, GA 31792.
Hospital Directory. We may include certain information about you in the hospital directory while you are a patient in an Archbold hospital. This information may include your name, your room number, your general condition (fair, stable, etc.) and your religious affiliation. Your religious affiliation may be given to a member of the clergy, such as a priest or rabbi, even if they don’t ask for you by name. Disclosure of your room will not reveal that you are in a specific unit or area of Archbold, if such information would reveal that you are at Archbold for treatment of rape or attempted rape, HIV/AIDS, or alcohol/drug abuse. Directory information, except for your religious affiliation, may be released to people who ask for you by name. This is so your family, friends and clergy can visit you in the hospital and generally know how you are doing. If you do not want this information given out, please tell the Registration Officer.
Individuals Involved in Your Care or Payment for Your Care. We may release your medical information to the person you named in your Durable Power of Attorney for Health Care (if you have one), or to a friend or family member who is your personal representative (i.e., empowered under state or other law to make health-related decisions for you). We may give information to someone who helps with or helps pay for your care. In addition, we may disclose your medical information to an entity assisting in disaster relief efforts so that your family can be notified about your condition. See "Right to Request Restrictions on Disclosures" Section in the Notice.
Research. We may use and disclose your medical information for research purposes. Most research projects, however, are subject to a special approval process. Most research projects require your permission if a researcher will be involved in your care or will have access to your name, address or other information that identifies you. However, the law allows some research to be done using your medical information without requiring your authorization.
Required By Law. We will disclose your medical information when federal, state or local law requires it. For example, Archbold must comply with child abuse reporting laws and laws requiring us to report certain diseases or injuries to state or federal agencies.
Serious Threat to Health or Safety. We may use and disclose your medical information when necessary to prevent a serious threat to your health and safety or the health and safety of the public or another person.
Note: Georgia and Federal Law provide special protection for certain types of health information, including information about alcohol or drug abuse, mental health and AIDS/HIV and other communicable diseases, and may limit whether and how we may disclose information about you to others. Federal law provides special protection for alcohol and drug treatment program information use, disclosure and redisclosure. For additional information, you may request a copy of the Archbold Northside Notice of Federal Confidentiality Requirements.
SPECIAL SITUATIONS
Organ and Tissue Donation. lf you are an organ donor, we may release your medical information to organizations that handle organ procurement or organ, eye or tissue transplantation or to an organ donation bank, as necessary to aid in its organ or tissue donation and transplantation process.
Military and Veterans. If you are a member of the U.S. or foreign armed forces, we may release your medical information as required by military command authorities.
Workers’ Compensation. We may release medical information about you for workers’ compensation or similar programs. These programs provide benefits for work-related injuries or illness.
Minors. If you are a minor (under 18 years old), Archbold will comply with Georgia law regarding minors. We may release certain types of your medical information to your parent or guardian, if such release is required or permitted by law.
Public Health Risks. We may disclose your medical information for public health purposes
- To prevent or control disease, injury or disability;
- To report births and deaths;
- To report child or adult abuse, neglect or violence;
- To report reactions to medications or problems with products;
- To notify people of recalls of products they may be using; and
- To notify a person who may have been exposed to a disease or may be at risk for getting or spreading a disease or condition.
Health Oversight Activities. We may disclose your medical information to a federal or state agency for health oversight activities such as audits, investigations, inspections, and licensure of Archbold and of the providers who treated you at Archbold. These activities are necessary for the government to monitor the health care system, government programs, and compliance with laws.
Lawsuits and Disputes. We may disclose your medical information to respond to a court or administrative order or a search warrant. We also may disclose your medical information in response to a subpoena, discovery request, or other lawful process by someone else involved in a dispute, but only if efforts have been made to tell you about the request and you have been provided an opportunity to object or to obtain an appropriate court order protecting the information requested.
Law Enforcement. Subject to certain conditions, we may disclose your medical information for a law enforcement purpose upon the request of a law enforcement official.
Medical Examiners and Funeral Directors. We may disclose your medical information to a medical examiner or funeral director so they may carry out their duties.
National Security. We may disclose your medical information to authorized federal officials for national security activities authorized by law.
Protective Services. We may disclose your medical information to authorized federal officials so they may provide protection to the President and other persons.
Inmates. If you are an inmate of a correctional institution or under the custody of a law enforcement officer, we may release your medical information to the correctional institution or a law enforcement officer. This release would be necessary for Archbold to provide you with health care, to protect your health and safety or the health and safety of others, or for the safety and security of the law enforcement officer or the correctional institution.
YOUR PRIVACY RIGHTS
Right to Review and Right to Request a Copy. You have the right to review and copy medical information in your medical and billing records, including the right to receive an electronic copy of your medical records - if we are required by law, if we utilize an electronic health record and if we retain such information in electronic format. The Health Information Management Department has a form you can fill out to request to review or copy your medical information, and to tell you how much will it cost. Archbold will tell you if it cannot fulfill your request. If you are denied the right to see or copy your medical information, you may ask us to reconsider our decision. Depending on the reason for the decision, we may ask a licensed health care professional to review your request and its denial. We will comply with this person’s decision.
- As the Medical Center’s Health Information Exchange, ArchHIE, becomes operational, you may be able to view designated portions of your medical record through ArchHIE’s Patient Portal.
Right to Amend. If you feel your medical information in our records is incorrect or incomplete, you may ask us in writing to amend the information. You must provide a reason to support your requested amendment. We will tell you if we cannot fulfill your request. The Contact Person listed below can help you with your request.
Right to an Accounting of Disclosures. You have the right to make a written request for a list of certain disclosures Archbold has made of your medical information. This list is not required to include all disclosures we make. Certain disclosures for treatment, payment, or Archbold operational purposes, disclosures made before April 14, 2003, disclosures made to you or which you authorized, and other disclosures are not required to be listed. The Contact Person listed below can help you with this process, if needed, and can tell you how much it will cost.
Right to Request Restrictions on Disclosures. You have the right to make a written request to restrict or put a limitation on the medical information we use or disclose about you for treatment, payment or health care operations. You also have the right to request a limit on your medical information that we disclose to someone involved in your care or the payment for your care, like a family member or friend. We are generally not required to agree to your request for restrictions.
- Payor Exception: However, if otherwise allowed by law, we arerequired to agree to a requested restriction made on or after February 17, 2010, if (1) the disclosure is to your health insurance plan for purposes of carrying out treatment, payment or health care operations and (2) the medical information to be restricted relates solely to a health care item or service for which all parties have been paid in full out of pocket.
IMPORTANT NOTE: During a single ARCHBOLD visit, you may receive TREATMENT FROM OR a bill for payment from multiple sources, including ARCHBOLD, laboratories, individual physicians who cared for you, specialists, radiologists, etc. Therefore, if you wish to restrict a disclosure to your health plan from all these parties, you must contact each INDEPENDENT HEALTH CARE provider separately and YOU MUST submit payment in full to each INDIVIDUAL prOVIDER.
ARCHBOLD expressly disclaims any responsibility or liability for INDEPENDENT PHYSICIANS OTHER INDEPENDENT PROVIDER's acts or omissions relating to your HIPAA privacy rights TO RESTRICT THIS INFORMATION.
- ArchHIE Opt-Out: We will honor requests to opt-out of disclosure of your medical records to our health information exchange(ArchHIE) but information that is sent to ArchHIE prior to processing of the opt-out form may continue to be stored in and accessible through ArchHIE. Archbold may be only one of your treating providers. You must opt out through each of your individual treating providers/physicians who might be participating in ArchHIE.
If we agree to a restriction, we will comply with your request unless the information is needed to provide you with emergency treatment or to make a disclosure that is required under law. In your request, you must tell us (1) what information you want to limit; (2) whether you want to limit our use, disclosure or both; and (3) to whom you want the limits to apply (for example, disclosures to your adult children).
Right to Request Confidential Communications. You have the right to make a written request that we communicate with you about medical matters in a certain way or at a certain location. For example, you can ask that we contact you only at work or by mail. We will not ask you the reason for your request. We will accommodate all reasonable requests. Your request must specify how or where you wish to be contacted. The Contact Person listed below can help you with these requests if needed.
Right to Receive Notice of Certain Breaches of Your Medical Information. As of September 23, 2009, you have the right to receive notice of certain types of breaches of your medical information. If required by law, Archbold will notify you of any breaches that result from an Archbold employee's or business associate's actions or inactions. Your physicians (who are not Archbold employees) or other independent entities involved in your care will be solely responsible for notifying you of any breaches that result from their actions or inactions.
Right to a Paper Copy of This Notice. You have the right to receive a paper copy of this Notice at any time even if you have agreed to receive this Notice electronically. You may obtain a copy of this Notice at our website, www.archbold.org or a paper copy from the Contact Person listed below.
CHANGES TO THIS NOTICE
We reserve the right to change this Notice. We reserve the right to make the revised or changed Notice effective for medical information we already have about you as well as for any information we receive in the future. We will post the current Notice in Archbold facilities and on Archbold’s website.
COMPLAINTS
If you believe your privacy rights have been violated, you may file a written complaint with Archbold or with the Secretary of the Department of Health and Human Services or HHS. Generally, a complaint must be filed with HHS within 180 days after the act or omission occurred, or within 180 days of when you knew or should have known of the action or omission. To file a complaint with Archbold, contact the Privacy Officer at Archbold Medical Center, 910 South Broad Street, Thomasville, GA 31792. You will not be denied care or discriminated against by Archbold for filing a complaint.
OTHER USES OF MEDICAL INFORMATION
Other uses and disclosures of your medical information not covered by this Notice or the laws and regulations that apply to Archbold will be made only with your written permission. If you give us permission to use or disclose medical information about you, you may revoke that permission, in writing, at any time. If you revoke your permission, we will no longer use or disclose your medical information for the reasons covered by your written authorization, but the revocation will not affect actions we have taken in reliance on your permission. You understand that we are unable to take back any disclosures we have already made with your permission, we still must continue to comply with laws that require certain disclosures, and we are required to retain our records of the care that we provided to you.
If you have any questions about this Notice, please contact Privacy Officer, Archbold Medical Center, 910 South Broad Street, Thomasville, GA 31792
229-228-2928
Revised February 17, 2010, to meet the requirements of the Health Information Technology for Economic and Clinical Health (HITECH) Act and December 21, 2012 to meet meaningful use requirements related to the implementation of ArchHIE.
AVISO DE PRÁCTICAS DE PRIVACIDAD
ARCHBOLD MEDICAL CENTER, INC.
(John D. Archbold Memorial Hospital, Inc., y todas las demás filiales)
AVISO DE PRÁCTICAS DE PRIVACIDAD
EN ESTE AVISO SE DESCRIBE CÓMO SE PUEDE USAR Y DIVULGAR SU INFORMACIÓN MÉDICA, Y CÓMO PUEDE OBTENER ACCESO A ELLA.
FAVOR DE REVISARLA DETENIDAMENTE.
Archbold Medical Center genera y mantiene registros de la información médica. Mientras usted sea paciente aquí, usaremos y divulgaremos su información médica:
- Para proporcionarle tratamiento y mantener un registro en el que se describa su atención;
- Para recibir el pago por la atención que proporcionemos;
- Para administrar Archbold de manera adecuada;
- Para cumplir con la ley;
- De cualquier otra manera, según la ley lo permita; y
- Para participar en un intercambio de información médica.
Este Aviso resume las formas en que podemos usar y divulgar la información médica sobre usted. También describe sus derechos y nuestras obligaciones respecto al uso y divulgación de su información médica y de facturación. Este Aviso aplica para todos los registros de su atención en Archbold, hayan sido generados por el personal de Archbold o por su médico personal. Es posible que su médico y otros profesionales de atención de la salud usen en sus consultorios un aviso y políticas diferentes en relación con el uso y divulgación de su información médica.
La ley nos exige:
- Mantener su información médica confidencial de acuerdo con los requisitos legales;
- Entregarle este aviso de nuestras obligaciones legales y prácticas de privacidad con respecto a su información médica; y
- Cumplir con los términos de este aviso que está vigente actualmente.
PERSONAS QUE ESTÁN CUBIERTAS POR ESTE AVISO:
- Todos los empleados, trabajadores y demás personal de Archbold.
- Todas las entidades, los sitios y lugares bajo la administración de Archbold Medical Center. Además, estas entidades, estos sitios y lugares pueden compartir la información médica unos con otros para los fines administrativos, de tratamiento y pago que se describen en este aviso.
- Las personas o entidades que realicen servicios para Archbold bajo acuerdos que contengan protecciones de privacidad, o a las que se les tenga permitida por ley la divulgación de la información médica.
- Las personas o entidades con las que Archbold participe en acuerdos de atención médica administrada.
- Nuestros voluntarios y estudiantes de medicina, enfermería y otros estudiantes de atención de la salud.
- Miembros, empleados e independientes, del personal médico de Archbold y otros profesionales médicos involucrados en su atención o que realicen servicios de revisión científica externa, mejoramiento de la calidad, educación médica y otros servicios para Archbold.
USOS Y DIVULGACIONES DE SU INFORMACIÓN MÉDICA
Nosotros usamos y divulgamos la información médica de las formas que se describen a continuación.
Tratamiento. Podemos usar su información médica para proporcionarle tratamiento o servicios médicos a usted. Podemos divulgar la información médica sobre usted a los médicos, enfermeras, auxiliares de clínica o de laboratorio, estudiantes de medicina, enfermería u otros estudiantes de atención de la salud, u otro personal que lo esté atendiendo. Por ejemplo, es posible que un médico que lo atienda por una fractura de pierna necesite saber si usted tiene diabetes, porque la diabetes puede hacer más lento el proceso de cicatrización. Además, el médico posiblemente tenga que informar al dietista si usted tiene diabetes, de manera que se le sirvan a usted las comidas adecuadas. Los departamentos de Archbold pueden compartir su información médica para programar las pruebas y los procedimientos que usted necesite, como las recetas de medicamentos, pruebas de laboratorio y radiografías. También podemos divulgar su información médica a centros de atención médica en caso de que usted necesite ser trasladado de Archbold a otro hospital, residencia de ancianos, con un proveedor de servicios de la salud domiciliarios o a un centro de rehabilitación. También podemos divulgar su información médica a personas fuera de Archbold que estén involucradas en su atención después de que usted salga de Archbold, como familiares, médicos tratantes, farmacéuticos u otros profesionales de atención de la salud.
Pagos. Podemos usar y divulgar su información médica a fin de que el tratamiento y los servicios que reciba puedan ser facturados y cobrados a usted, a una compañía de seguros o a una tercera parte. Por ejemplo, podemos dar información a su plan de salud sobre la cirugía que se le haya practicado, de manera que su plan de salud nos pague el costo de la cirugía. Asimismo, podemos informar a su plan de salud sobre un tratamiento que usted vaya a recibir con el fin de obtener la aprobación previa de su plan para cubrir el pago del tratamiento.
Actividades de la atención médica. Podemos usar y divulgar su información médica para las actividades de Archbold, como revisiones científicas externas, mejoramiento del rendimiento, gestión de riesgos y nuestro cumplimiento de los requisitos de licencias, acreditaciones o certificaciones. Por ejemplo, podemos divulgar su información médica a los médicos a nuestro personal médico que revisan el tratamiento de los pacientes. Podemos divulgar la información a los médicos, enfermeras, auxiliares de clínica o de laboratorio, estudiantes de medicina, enfermería u otros estudiantes de atención de la salud y personal de Archbold para la enseñanza. Podemos combinar información médica sobre muchos pacientes para decidir cuáles servicios debería ofrecer Archbold, y para ver si los servicios nuevos son rentables y cómo nos comparamos con otros hospitales. En algunas ocasiones, podemos eliminar la información de identificación de esta información médica, de manera que otros puedan usarla para estudiar la atención médica y realizar la prestación de la atención médica sin saber quién es usted. Podemos divulgar la información a otros profesionales de atención de la salud, involucrados en su tratamiento para permitirles llevar a cabo el trabajo de su centro de salud o para obtener el pago.
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AVISO IMPORTANTE RESPECTO A LA DIVULGACIÓN DE SUS HISTORIAS CLÍNICAS A NUESTRO SISTEMA DE INTERCAMBIO DE INFORMACIÓN MÉDICA (HIE) |
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Después de usted que reciba atención médica, Archbold PUEDE divulgar sus historias clínicas u otra información sobre usted al sistema de Intercambio de Información Médica de Archbold (llamado "ArchHIE"). Un intercambio de información médica proporciona a un profesional de atención de la salud (incluso a centros médicos) la capacidad de compartir o “intercambiar” de manera electrónica información clínica sobre usted entre otros proveedores de atención de la salud. Los HIE (Health Information Exchange) están diseñados para proporcionar a sus médicos y centros de salud un mayor acceso a su información clínica con el objetivo de reducir la repetición de pruebas y los retrasos en los tratamientos que ocurren con los registros de las historias clínicas en papel, lo que mejora la comunicación entre los proveedores y brinda a los pacientes una atención más segura, más enfocada en el paciente. Los HIE son particularmente útiles al proporcionar atención médica en situaciones de emergencia. Los profesionales de la atención médica que tengan acceso al ArchHIE accederán a toda su información personal o médica que se haya subido o a la que se la haya dado entrada en el HIE y podrá usar esa información para tratamientos, pagos o actividades de la atención médica, o de cualquier otra manera según lo exijan o permitan las leyes estatal y federal.
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Actividades de nuestros afiliados. Independientemente de si participa en ArchHIE,nosotros podemos divulgar su información médica a nuestros afiliados en relación con su tratamiento, pago, u otras actividades de Archbold.
Actividades de acuerdos de atención médica organizada en los que participemos. Por lo que respecta a determinadas actividades, Archbold, los miembros de su personal médico y otros profesionales independientes se denominan Acuerdos de atención médica organizada. Podemos divulgar información sobre usted a profesionales de atención de la salud que participen en nuestros Acuerdos de atención médica organizada, como por ejemplo una organización de servicios médicos administrados o una organización de médicos y hospitales (PHO, por sus siglas en inglés [Physician-Hospital Organization]). Tales divulgaciones se harían en relación con nuestros servicios, su tratamiento bajo un arreglo de plan de salud, y otras actividades del Acuerdo de atención médica organizada, independientemente de si usted participa en ArchHIE.
AVISO IMPORTANTE: ARCHBOLD PUEDE COMPARTIR SU INFORMACIÓN MÉDICA CON LOS INTEGRANTES DEL PERSONAL MÉDICO DE ARCHBOLD Y CON OTROS PROFESIONALES MÉDICOS INDEPENDIENTES CON EL FIN DE PROPORCIONAR TRATAMIENTOS, OBTENER PAGOS Y LLEVAR A CABO OTRAS ACTIVIDADES COMO REVISIONES CIENTÍFICAS EXTERNAS, MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD, ENSEÑANZA MÉDICA Y OTROS SERVICIOS PARA ARCHBOLD. AUNQUE ESTOS PROFESIONALES PUEDEN ACATAR ESTE AVISO Y EN OTRAS CIRCUNSTANCIAS PARTICIPAR EN AL PROGRAMA DE PRIVACIDAD DE ARCHBOLD, ELLO SON profesionalEs INDEPENDIENTES Y ARCHBOLD DESCONOCE EXPRESAMENTE CUALQUIER RESPONSABILIDAD U OBLIGACIÓN POR SUS ACTOS U OMISIONES EN RELACIÓN CON SU ATENCIÓN O DERECHOS DE PRIVACIDAD SEGÚN LA LEY HIPAA.
Servicios de salud, tratamientos alternativos y beneficios relacionados con la salud. Podemos usar y divulgar su información médica para informarle sobre(i) productos o servicios relacionados con la salud que nosotros ofrezcamos, (ii) otros proveedores que participen en una red de atención de la salud en la que nosotros participemos, (iii) posibles opciones o alternativas de tratamientos, o (iv) beneficios o servicios relacionados con la salud que pueden ser de interés para usted. También podemos usar esa información para comunicarnos con usted a fin de coordinar su atención. Podemos usar y divulgar su información médica para comunicarnos con usted y recordarle sobre sus citas para tratamientos o atención médica.
Recaudación de fondos. Podemos usar su información médica para recaudar fondos para Archbold. Podemos divulgar información como su nombre, dirección, número de teléfono, sexo, edad y las fechas en que haya recibido tratamiento en Archbold a alguna fundación de Archbold, de manera que puedan ponerse en contacto con usted. Usted tiene el derecho de optar por ser excluido de que se le envíe correspondencia sobre la recaudación de fondos. Si no desea que Archbold se comunique con usted para la recaudación de fondos, favor de dar aviso por escrito a The Archbold Foundation en 910 South Broad Street, Thomasville, GA 31792.
Directorio del hospital. Podemos incluir determinada información sobre usted en el directorio del hospital mientras esté como paciente en un hospital de Archbold. Esta información puede consistir en su nombre, el número de su habitación, su estado de salud general (satisfactorio, estable, etc.) y su afiliación religiosa. Se podrá dar su afiliación religiosa a un miembro del clero, como un sacerdote o rabino, aunque no pregunten por usted por nombre. La divulgación del número de su habitación no revelará que usted está en una unidad o área específica de Archbold, en caso de que tal información revelara que usted estuviera en Archbold para tratamiento por violación o intento de violación, VIH o SIDA, o alcoholismo o drogadicción. La información del directorio, con excepción de su afiliación religiosa, podrá divulgarse a las personas que pregunten por usted por su nombre. De esta forma sus familiares, amigos y un clérigo pueden visitarlo en el hospital y saber cómo se encuentra. Si usted no desea que esta información se dé a conocer, favor de informarlo al Encargado de los Registros.
Personas involucradas en su atención o en el pago de su atención. Podemos divulgar su información médica a la persona que usted especifique en su Poder notarial duradero o Poder notarial para la atención médica (si cuenta con uno), o a un amigo o familiar que sea su representante personal (es decir, la persona facultada de acuerdo con la ley estatal u otra ley para tomar decisiones por usted relacionadas con la salud). Podemos dar información a alguien que ayude a pagar por su atención. Además, podemos divulgar su información médica a una entidad que preste asistencia en trabajos de ayuda en casos de desastres, de manera que se pueda dar aviso a su familia sobre el estado en que usted se encuentre. Consulte la sección de "Derecho a solicitar restricciones sobre divulgaciones" en este Aviso.
Investigación. Podemos usar y divulgar su información médica para fines de investigación. La mayoría de los proyectos de investigación, no obstante, están sujetos a un proceso especial de aprobación. La mayoría de los proyectos de investigación requieren de su permiso si un investigador va a estar involucrado en su atención o tendrá acceso a su nombre, dirección u otra información que lo identifique. Sin embargo, la ley permite que algunas investigaciones se realicen usando su información médica, sin requerir de su autorización.
Obligatorio por ley. Divulgaremos su información médica cuando lo exijan las leyes federales, estatales o municipales. Por ejemplo, Archbold debe cumplir con las leyes de informar sobre los malos tratos a menores y las leyes que nos exigen informar a los organismos estatales o federales de ciertas enfermedades o lesiones.
Amenaza grave para la salud o seguridad. Podemos usar y divulgar su información médica cuando sea necesario para evitar una amenaza grave para su salud y seguridad o la salud y seguridad del público u otra persona.
Nota: Las leyes federales y de Georgia contemplan protecciones especiales para ciertos tipos de información de la salud, como la información sobre el alcoholismo o drogadicción, tratamiento psiquiátrico y del SIDA y VIH y otras enfermedades contagiosas, y puede limitar si podemos divulgar y cómo divulguemos la información sobre usted a otras personas. La ley federal dispone protecciones especiales para el uso, divulgación y nueva divulgación de la información de programas de tratamiento contra el alcoholismo o drogadicción. Para obtener información adicional puede solicitar una copia del Aviso de requisitos federales de confidencialidad de Archbold Northside.
SITUACIONES ESPECIALES
Donación de órganos y tejidos. Si usted es un donante de órganos, podemos divulgar su información médica a organizaciones que se encargan de la procuración de órganos, el trasplante de ojos o tejidos o a un banco de donación de órganos, según sea necesario para ayudar en su proceso de donación y trasplantes de órganos o tejidos.
Militares y veteranos Si usted es un miembro de las fuerzas armadas de los EE. UU., o extranjeras, podemos divulgar su información médica conforme lo requieran las autoridades del mando militar.
Compensación de los trabajadores por riesgos laborales. Podemos entregar su información médica sobre programas de compensación de los trabajadores por riesgos laborales o similares. Estos programas proporcionan beneficios por lesiones o enfermedades relacionadas con el trabajo.
Menores de edad. Si usted es menor de edad (menor de 18 años), Archbold cumplirá con la ley de Georgia respecto a los menores de edad. Podemos divulgar ciertos tipos de su información médica a sus padres o tutor, si dicha divulgación es requerida o permitida por la ley.
Riesgos de salud pública Podemos divulgar su información médica para propósitos de salud pública, con el fin de:
- Evitar o controlar enfermedades, lesiones o discapacidades;
- Informar de nacimientos y fallecimientos;
- Informar de malos tratos a menores o adultos, negligencia infantil o de adultos o violencia contra niños o adultos;
- Informar de reacciones a medicamentos o problemas con productos;
- Avisar a las personas del retiro del mercado de productos defectuosos que pudieran estar usando; y
- Avisar a una persona que pueda haber estado expuesta a una enfermedad o que pueda estar en riesgo de contagiarse o de propagar una enfermedad o afección.
Actividades de supervisión de la salud. Podemos divulgar su información médica a un organismo federal o estatal para actividades de supervisión de la salud, como auditorías, investigaciones, inspecciones, y acreditaciones de Archbold y de los proveedores que le hayan atendido en Archbold. Estas actividades son necesarias para que el gobierno supervise el sistema de atención sanitaria, los programas gubernamentales y el acatamiento de las leyes.
Demandas y litigios. Podemos divulgar su información médica para responder a una orden judicial o administrativa o a una orden de registro. También podemos divulgar su información médica en respuesta a una citación, una petición de desahogo de pruebas, u otro proceso legal por alguien más involucrado en un litigio, pero solo si se ha hecho lo posible por informarle a usted sobre la petición y se le ha dado la oportunidad de objetarla o de obtener una orden judicial adecuada para la protección de la información solicitada.
Orden público. Sujeto a determinadas condiciones, podemos divulgar su información médica para fines de hacer cumplir la ley a solicitud de un agente del orden público.
Médicos forenses y directores de funerarias. Podemos divulgar su información médica a un médico forense o a un director de funeraria a fin de que puedan llevar a cabo sus tareas.
Seguridad nacional. Podemos divulgar su información médica a funcionarios federales autorizados para actividades de seguridad nacional aprobadas por la ley.
Servicios de protección. Podemos divulgar su información médica a funcionarios federales autorizados a fin de que puedan brindar protección al Presidente y a otras personas.
Reclusos. Si usted es un recluso en una institución correccional o se encuentra bajo la custodia de un agente del orden público, podemos divulgar su información médica a la institución correccional o al oficial del orden público. Esta divulgación sería necesaria para que Archbold le proporcione atención médica, para la protección de su salud y seguridad o la salud y seguridad de otros, o para la protección y seguridad del oficial del orden público o de la institución correccional.
SUS DERECHOS DE PRIVACIDAD
Derecho a revisar la información médica y derecho a solicitar una copia de la misma. Usted tiene derecho a revisar y copiar la información médica que existe en sus expedientes médicos y de facturación, incluido el derecho a recibir una copia electrónica de sus historias clínicas, si estamos obligados legalmente, en caso de que utilicemos una historia clínica electrónica y si guardamos tal información en formato electrónico. El Departamento de Administración de la Información Médica tiene un formulario que usted puede llenar para solicitar revisar o copiar su información médica y donde se le informa cuánto costará esto. Archbold le informará si no puede satisfacer su solicitud. Si se le niega el derecho a ver o copiar su información médica, usted puede pedirnos que reconsideremos nuestra decisión. Dependiendo del motivo de la decisión podemos pedir a un profesional de atención de la salud certificado que revise su solicitud y la denegación. Acataremos la decisión de esta persona.
- Conforme el Intercambio de Información Médica del Medical Center, ArchHIE, vaya siendo operativo, usted podrá visualizar partes designadas de su historia clínica a través del portal del paciente de ArchHIE.
Derecho a corregir Si usted considera que su información médica en nuestros registros está incorrecta o incompleta, puede pedirnos por escrito que corrijamos la información. Debe proporcionar una razón que apoye la corrección que solicite. Le informaremos si no podemos satisfacer su petición. La persona de contacto que se menciona a continuación puede ayudarlo con su petición.
Derecho a un informe de divulgaciones Usted tiene derecho a solicitar por escrito una lista de determinadas divulgaciones que Archbold haya hecho de su información médica. No es obligatorio que esta lista incluya todas las divulgaciones que hacemos. No es obligatorio que estén en la lista ciertas divulgaciones para tratamientos, pagos, o fines administrativos de Archbold, las divulgaciones que se hayan hecho antes del 14 de abril de 2003, divulgaciones que se hayan hecho a usted o que usted haya autorizado, así como otras divulgaciones. La persona de contacto mencionada a continuación puede ayudarlo con este trámite, de ser necesario, y puede informarle cuánto costará.
Derecho a solicitar restricciones sobre las divulgaciones. Usted tiene derecho a hacer una solicitud por escrito para que se pongan restricciones o limitaciones en la información médica que utilicemos o divulguemos sobre usted para tratamientos, pagos o actividades de la atención de la salud. También tiene derecho a solicitar limitaciones en su información médica que divulguemos a alguien involucrado en su atención o en el pago de su atención, como un familiar o amigo. Por lo general, no estamos obligados a estar de acuerdo con su solicitud de restricciones.
- Excepción del pagador: Sin embargo, si de lo contrario la ley lo permite, estamos obligados a estar de acuerdo con una restricción solicitada que se haya hecho a partir del 17 de febrero de 2010, si(1) la divulgación es para su plan de seguro de salud para fines de llevar a cabo un tratamiento, pago o actividades de atención médica y si (2) la información médica a ser restringida se relaciona únicamente con un punto o servicio de atención médica por el cual se haya pagado en total a todas las parte directamente de su bolsillo.
NOTA IMPORTANTE: DurANTE UNA SOLA VISITA A ARCHBOLD, USTED PUEDE RECIBIR TRATAMIENTO O UNA FACTURA PARA PAGO DE VARIAS FUENTES, COMO ARCHBOLD, LOS LABORATORIOS, LOS MÉDICOS INDIVIDUALES QUE LE HAYAN ATENDIDO, ESPECIALISTAS, RADIÓLOGOS, ETC. POR LO TANTO, SI DESEA RESTRINGIR UNA DIVULGACIÓN A SU PLAN DE SALUD DE TODAS ESTAS PARTES, DEBE COMUNICARSE CON CADA PROFESIONAL DE ATENCIÓN DE LA SALUD INDEPENDIENTE, POR SEPARADO Y DEBE ENVIAR EL PAGO TOTAL A CADA PROVEEDOR INDIVIDUAL.
ARCHBOLD EXPRESAMENTE DESCONOCE CUALQUIER RESPONSABILIDAD U OBLIGACIÓN POR LOS ACTOS U OMISIONES DE LOS MÉDICOS INDEPENDIENTES O DE OTROS PROVEEDORES INDEPENDIENTES RELACIONADOS CON SUS DERECHOS DE PRIVACIDAD PARA RESTRINGIR ESTA INFORMACIÓN SEGÚN LA LEY HIPAA.
- Optar por ser excluido del ArchHIE:
- Aceptaremos las solicitudes de exclusión de la divulgación de sus historias clínicas a nuestro intercambio de información médica (ArchHIE), pero la información que se envíe a ArchHIE antes de la tramitación del formulario de exclusión puede continuar guardada y ser accesible a través de ArchHIE. Archbold puede ser solo uno de sus proveedores tratantes. Debe excluirse con cada uno de los proveedores y médicos tratantes que puedan estar participando en ArchHIE.
Si accedemos a una restricción, cumpliremos con su solicitud a menos que la información sea necesaria para proporcionarle tratamiento de urgencia o para hacer una divulgación que se requiera de acuerdo con la ley. En su solicitud, debe decirnos (1) qué información desea que se limite; (2) si desea limitar nuestro uso, la divulgación o ambos; y (3) a quién desea que se apliquen los límites (por ejemplo, divulgaciones a sus hijos adultos).
Derecho a solicitar comunicaciones confidenciales. Tiene derecho a solicitar por escrito que nos comuniquemos con usted sobre ciertos asuntos médicos, de cierta manera o en cierto lugar. Por ejemplo, puede pedir que nos comuniquemos con usted únicamente en el trabajo o por correo. No le preguntaremos el motivo de su solicitud. Accederemos a todas las solicitudes razonables. Su solicitud debe especificar de qué forma y en qué lugar desea que nos comuniquemos con usted. De ser necesario, la persona de contacto que se menciona a continuación puede ayudarle con su solicitud.
Derecho a recibir aviso de ciertas violaciones de su información médica. A partir del 23 de septiembre de 2009, usted tiene derecho a recibir aviso sobre determinados tipos de violaciones de su información médica. Si la ley lo exige, Archbold le avisará sobre cualquier violación a consecuencia de alguna acción u omisión por parte de un empleado o socio comercial de Archbold. Los médicos suyos (que no son empleados de Archbold), u otras entidades independientes que participen en su atención serán los únicos responsables de avisarle sobre cualquier violación a consecuencia de sus acciones u omisiones.
Derecho a recibir una copia impresa de este Aviso. Usted tiene derecho a recibir una copia impresa de este aviso en cualquier momento, incluso si ha aceptado recibir este aviso electrónicamente. Puede obtener una copia de este aviso en nuestro sitio web,www.archbold.org o una copia impresa con la persona de contacto que se menciona a continuación.
CAMBIOS A ESTE AVISO
Nos reservamos el derecho a cambiar este aviso. Nos reservamos el derecho de hacer que el Aviso revisado o cambiado entre en vigor para la información médica que ya tengamos sobre usted, así como para cualquier información que recibamos en el futuro. Publicaremos el Aviso vigente en los establecimientos de Archbold y en el sitio web de Archbold.
QUEJAS
Si usted considera que sus derechos de privacidad han sido violados, puede presentar una queja por escrito ante Archbold o ante la Secretaría del Departamento de Salud y Servicios Humanos o HHS, por sus siglas en inglés (Secretary of the Department of Health and Human Services). Por lo general, una queja debe presentarse ante la HHS dentro de 180 días después de que haya ocurrido la acción u omisión, o dentro de 180 días a partir de que usted haya sabido o debiera haber sabido de la acción u omisión. Para presentar una queja ante Archbold, comuníquese con el Funcionario de Privacidad en Archbold Medical Center, 910 South Broad Street, Thomasville, GA 31792.No se le negará la atención ni sufrirá ninguna discriminación por parte de Archbold por presentar una queja.
OTROS USOS DE LA INFORMACIÓN MÉDICA
Otros usos y divulgaciones de su información médica que no estén cubiertos por este Aviso o por las leyes y reglamentos que aplican para Archbold se harán solamente con su autorización por escrito. Si nos da su autorización para usar o divulgar información médica sobre usted, podrá revocar esa autorización, por escrito, en cualquier momento. Si revoca su autorización, nosotros ya no usaremos ni divulgaremos su información médica por las razones cubiertas por su autorización por escrito, pero la revocación no afectará las acciones que hayamos tomado con base en su autorización. Usted entiende que nosotros no podemos recuperar ninguna de las divulgaciones que ya hayamos hecho con su autorización, que aún debemos seguir cumpliendo con las leyes que exigen ciertas divulgaciones, y que estamos obligados a conservar nuestros registros de la atención que le proporcionemos a usted.
Si tiene alguna pregunta sobre este aviso, comuníquese con el funcionario de privacidad en Archbold Medical Center, 910 South Broad Street, Thomasville, GA 31792.
229-228-2928
Revisado el 17 de febrero de 2010, para cumplir con los requisitos de la Ley de Tecnología de la Información Médica para la Salud Económica y Clínica (HITECH, por sus siglas en inglés [Health Information Technology for Economic and Clinical Health Act]), y el 21 de diciembre de 2012 para cumplir con los requisitos del uso adecuado e inteligente relacionado con la implementación de ArchHIE.
